私人、事务书信
  时间:2019-04-25 09:22:09  作者:  点击量:0   
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在国际社交活动中,人们之间的交际、事务联系往往借助电话、电报、传真等现代通讯技术,但鉴于费用、篇幅及涉及隐私等因素,书信往来仍然是进行对外联系的一种重要手段。在对外交往日趋频繁的今天,我们有必要准确地了解和掌握私人和事务两种书信的行文方法和书写格式。这里同步穿插介绍一些英文书信的常用套语。 

私人书信的涵义、格式和写作要求

私人书信是指那些涉及私事,告知自己近况的家信,以及亲戚、朋友、熟人之间的互通情况保持联系的信件。它包括约会、介绍、邀请、接受邀请、婉拒、感谢、问候、祝贺、送礼、送别和告别、唁函(电)等。

1.私人书信的格式

私人书信通常由下列五部分组成:

 

信头(含发信人地址、发信日期)、称呼(对收信人的尊称)、正文(发信人要说的内容)、结尾(发信人对收信人的谦称或致敬语)和签名(发信人姓名签字)。如上图所示。

2.私人书信的写作要求

信头的写法:

信头位于信笺的右上角(如上图),包括发信人地址和发信日期,通常是以写信人自己的地点开头。给好友、熟人的信,可以不写地址,只写日期。有的信笺上已经印好地址,就不必再写。

信纸上的地址写法应与信封上的写法一样,每一行末应该用逗号,在最后一行的末尾用句号。每行末也可不用标点,但行中省(州)名与国名、省名与市、县名之间,均需用逗号。

在地址下面紧接着写日期,信首日期须按July 1s199515th July1995的写法。7/15/957-15-95之类的写法不用在信头,只可用在信的正文部分。年份之前须有逗号。

称呼的用法:

称呼是对收信人的尊称语,通常写在信纸的左边,大约在信头下面半英寸左右的地方。在私人书信中,除了Mr.Mrs.Miss等称号外,熟人和亲友之间通常以教名(或昵称)相称。下面是私人书信中常用的称呼(接亲密程度顺序排列):

Dear Anna            亲爱的安娜

My Dear Anna         我亲爱的安娜

Dearest Anna         最亲爱的安娜

My Dearest Anna      我最亲爱的安娜

My Dearest           我最亲爱的

Darling Anna         亲爱的安娜(夫妻之间的称呼)

Mg Darling           我亲爱的

My very own darling  我最亲爱的

写给同龄的友人,通常在朋友名字的前面冠以亲爱的我亲爱的。如果你朋友的姓名是鲍伯·威廉,就写亲爱的鲍伯我亲爱的鲍伯

写给长者或熟人,比如是给一位亚当·戴维斯教授写信,恰当的称呼是亲爱的戴维斯教授。不过要是收信人喜欢别人称呼他的名字,你也可以写亲爱的亚当

写给兄弟、姐妹或堂(表)兄弟(姐妹),在亲爱的之后加上他(她)的名字。假如你的堂(表)兄弟的名字叫亨利·哈里森,那就写亲爱的亨利

写给家庭中比你年长的其他成员,如你的父母、祖父母、叔叔、姑妈等,就写亲属关系的名称,如亲爱的妈妈亲爱的叔叔等等。

正文:

信的正文应该在称呼下面一行开始,信纸的左边要留有一英寸左右的空白。私人写信话题广泛,可不拘形式,语言随意。

结尾套语:

私人书信中的结尾套语通常是几个常用的词或词组,接在信的正文下面。结尾的第一个词应该大写,最后一个词的后面有逗号。不同的结尾套语将取决于发信人对收信人的亲密程度。

私人书信中一般常用的结尾语是:

With best wishes    致以最良好的祝愿

All the best        但愿诸事如意

With kind regards   致以亲切的问候

With kindest regards,顺致最亲切的问候

Kind regards        此致亲切的问候

With all good wishes,祝万事顺利

Best regards        顺致敬意

All my love         致以衷心的爱

With undying love   但愿友谊长存

Yours               你的朋友

Yours ever          你的莫逆之交

Ever yours          你的莫逆之交

Yours as ever       永恒的朋友

Yours sincerely     你忠实的朋友,你真诚的

Your devoted friend, 你的挚友

Sincerely yours     忠实于你的,你的忠诚的

Yours very sincerely,你最忠诚的朋友,你最忠诚的

Yours affectionately,你的亲密的

Love                爱你的

签名:

在结尾下面空开一点,略偏右的地方签上姓名。如果是打字的,习惯上仍需亲笔签名。私人书信一般只签教名。当然,不太熟悉的人之间也有签全名的。在私人书信中,写信人为了表示对收信人的亲密和尊重,一般不应将自己的职务或职衔写上。

事务书信的涵义、格式和写作要求

事务书信是指涉及各种事务问题,联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格,要特别慎重对待。

1.事务书信的格式

事务书信通常由下面七部分组成:信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外,有的事务书信还有下列项目:投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

2.事务书信的写作要求

信头:

信头位于信纸的中上方,印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号,以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

如临时打印信头,则寄信人的名称和地址,应打在信纸的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头,其他续页可用空白信纸,只需写上页码、收信人名称及日期即可。

日期:

事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用数字来代表,必须完整地写出来。有两种写法:英式为19thApril1995;美式April 191995。英式写法日在先,月在后,而美式则相反。如全部使用数字表示日期,容易引起误解,应避免使用。

收信人名称及地址:

信内名称地址仍应重写一次,并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边,低于日期二三行,也有打在信末端左边,在签名下约二至四行处。

收信人的单位名称如何排列,应严格按收信人所定的方式,出于礼貌和准确性,切勿擅自更改。

敬语的用法及略写也有一定习惯。比如,Mr.

Mister)冠于男子姓氏前。Messrs.Messiears)是英语 Mr.的复数,相当于Gentlemen,不含人名而冠以定冠词the的公司名称,均不用Messrs.在英国,如公司行号含人名时,多用Messrs.。例如:Messrs. Lake Kane Co.LtdMrs.为已婚女子,则在后面写其夫姓,Mrs. JuddMiss为未婚女子,其复数为MissesDr.Doctor)冠博士姓名前;RevReverend)用于神职人员姓名前,可加定冠词the。另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.,总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres,教授姓名前用Prof.

信内地址写法,英美格式差别较大。美式写法:门牌号前没有No.字样,后面也没有逗点。而英式写法则相反。如:

Mr. Clark Cooper

No.8Queen Victoria Street

LondonE.C.2

England

注:E.C.2指伦敦东区2

称谓:

事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼:Sirs。公司行号等商业书信多用Dear sirs,英国人在其后还要加上逗号;美国人多数用Gentleman称呼公司行号,但仅限于复数,在其后用冒号,GentlemanDear Gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时,不能单独用单数Sir,而要在Sir前面加上Dear,即Dear Sir。也可写上姓,如“Dear Sir Lewes

正文:

正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始,顶端书写(不像中文信要空两格);段落之间空双行。正文的文字不要太长,尤其是头尾两段,一定要简短一些。正文在打字时,普通纸占用信纸的四分之三位置,两边及信纸上方要留有适当的边缘,下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐,右边则尽可能整齐。

结尾套语:

结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写,并加逗号。较常见的有:Yours trulyYours very trulyTruly yoursVery truly yoursYours faithfullyFaithfully yours。如果收信人是个人,则可用:Yours sincerelySincerely yours

签署:

签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者,所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认,一般事务书信,常在结尾语下面空五行处签名,然后将发信人的姓名用打字形式打出,也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下:

签名者代表公司、行号名义时,应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称,然后再签署。

女性签名时,为便于回信人正确使用称呼,应在打字的姓名前加注(miss)或(mrs)。

当负责人不在而由经办人员代签名时,要加上byforperpro字样。

其他事项:

其他事项包括:注意事项、事由、备查、附件、附言等。

注意事项(Attention,缩写:Attn),这是发信人要求特定的人注意时用的,谓指请某人亲阅请某人注意。通常放在信内姓名及地址下面,或与称谓同一行之右边。

事由(Subject),其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容,它位于正文的上方,以提醒阅信人注意。

备查,为明确责任,便于日后查考,在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多,发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。

附件(Enclosure,缩写为Encl),在发信人及打字员姓名首字下面,应附注表明有几个附件,以方便收信人查点。如:Encl.One check(指附有一张支票);Encla/s(指附件如信中所述,a/sAs stated)。

附言(Postscript的缩写P. S.)。附言要用得合理,一般情况下不要用。如附言的主体与信文分开时,或信文写完后,又有新情况而又必须通知对方时,才能使用。它通常用P.S.开头,写在信的最后一行,附件下一行处。

私人书信和事务书信的区别

事务书信通常是打字,一式两份,正本寄对方,副本留底;私人书信则一般用手写,以示亲切,但也有打字的。

在称呼上,事务书信除了较熟悉的业务往来可以用Mr.Miss外,通常称呼:Dear SirDear MadamMesdames(缩写为Mmes.),GentlemenLadies and Gentlemen;私人书信则除了Mr. Mrs. Miss外,熟人和亲人之间通常以教名(或昵称)相称。

在签字习惯上,事务书信一般签全名,而且须用打字机在手签的名字下面打上签字人姓名,以便辨认;私人书信则一般签教名,但不太熟悉的人之间则签全名。

约会书信的写法

约会书信行文必须婉转、恳切和有礼。要强调如约会给对方带来不便,则可推迟或取消。文字则要简短,只须简单说明请求安排约会的理由,并提出一个合适的时间和地点,请求对方同意。

接到约会书信后应及时回复。复信有二种:一是同意安排约会,可对约会时间或地点要求商榷;二是拒绝安排约会。为不伤害对方感情,语气要婉转,说明不能赴约的理由,否则容易失礼。

介绍信的写法

介绍信分为两种:私人介绍信、正式介绍信。

私人介绍信是写信人向亲友介绍第三者,语气亲切随便,格式随意。正式介绍信则是写信人因公把自己的同事或业务关系介绍给某单位或个人。这类介绍信,语言、格式较规范严谨,篇幅不要长。一般有以下内容:

简单介绍一下被介绍人身份、情况;

说明事由,并要求对方给予被介绍人某种帮助;

对对方的帮助预作感谢;

如对方是老朋友或老关系,可附带询问工作近况或问候一下对方。

两种介绍信既可邮寄,也可由被介绍人面交。

请帖和邀请书的写法

在国际交往中,我们常会碰到写请帖或邀请信的情况。如邀请外国朋友出席宴会、酒会和某项仪式等较正式的活动。而邀请出席非正式场合则一般通过面邀或电话等口头方式。

请帖的格式较固定,没有信头、称呼和结尾套语,甚至没有签名。可在印好的贴子上用手填写或打字。如要求被邀请人回复,则应在请贴上注明R. S. V. P.字样(此系法语Respondz Sil Vous Plait的缩写,意谓请答复)。也有用please replyRegrets only字样的。如果对被邀请人在着装方面有所要求,应注明Formal(着礼服)或informal(着便服)。

邀请信一般较简短,但要写得热情,并把有关邀请事项(如邀请对象、活动时间、地点)交待清楚,以免出差错。主要内容如下:

向被邀请人表示一下简短的问候;

请对方出席什么活动及邀请原因;

活动的具体安排;

如有必要,请对方确认能否参加。

接受邀请书信的写法

受邀请而及时答复,是起码的礼节。复信要写得热情、诚恳、简洁。对正式邀请,通常用第三人称答复,不用签名,文字简短;对非正式邀请,作书面答复时,通常用第一人称,要签名,而且要有一个较大段落,或分成几小段。包括:

感谢对方的邀请;

愉快地接受对方的邀请;

表示期待应邀赴约的心情。

 

婉拒(邀请)书信的写法

这种书信总的要求是要写得简洁明了而婉转,不给人被拒绝的感觉。对于正式邀请的谢绝,一般用第三人称写,或由秘书代写,不必签字;对于非正式邀请的谢绝,一般由第一人称写,并要签名。其内容包括:

首先感谢对方盛情邀请,并对不能应邀赴约表示遗憾;

再简单陈述不能应邀的理由;

最后表示相信今后一定会有机会见面,或向邀请人致以问候。 

感谢信的写法

在应邀赴宴、收到礼品或得到帮助之后,出于惯例和礼貌,应及时给对方写一封感谢信。

感谢信不必过长,或说得过份,否则会使人觉得言不由衷,但也不能太简单,否则使人觉得缺乏诚意。当你对对方不甚满意时,出于礼貌,还是要写信感谢,使对方不至于太难堪。其内容包括:

对对方提供的帮助,给予的接待或赠送的礼品表示衷心感谢;

说明对方的帮助所起的作用或赠送的礼品非常好;

再次表示感谢或问候对方。

问候健康书信的写法

这类书信用于当亲友身体不适时,写信表示问候。要求写得简短,但要表达真挚的关切之情。内容包括:

对对方患病表示同情;

表示愿在某些方面尽力提供帮助;

祝对方早日恢复健康。

被问候人一般应亲自或请自己的亲人及时回信,表示感谢。

节日问候、祝贺和送礼书信的写法

在对外交往中,每逢圣诞节、新年等节日或生日、婚礼等场合,我们应及时给外国朋友写信问候、祝贺或赠送礼品。这类书信可分为正式和私人两种。前者用词较拘谨,常使用客套语;后者则用词亲切,带有个人感情色彩。写信时要写得生动适当,既要防止夸张,又要防止呆板。内容包括:

说明问候、祝贺或送礼的原因;

如系赠礼,应说明是何礼品,已于何时寄送出;

向对方表示衷心祝贺。

送礼人应及时回信表示感谢。

送别、告别书信的写法

当和外国朋友要分别时,有时常用书信形式,为对方送别或向对方告别。写这类书信时,要亲切热情,可口语化一些,尤其是私人朋友之间,更要写得活泼动情,富有感情色彩。正式告别则用词严谨,格式也要规范。内容包括:

表示惜别之情;

回顾以往相处时的合作成果和建立的友谊;

向对方表示良好的祝愿。

唁电(函)写法

唁电(函)分为私人和正式两类。在写法上其共同点是:只限于哀悼,不涉及其他内容。措词须表达出对死者的尊敬和悲痛的心情。内容简单明了直接,防止累赘。

但私人和正式唁电(函)也有区别,如私人唁电(函)侧重表达个人真实情感和伤感色彩,口语化一些;而正式唁电(函)则较庄重,格式较严谨,语言较规范。

在结构上,只须一个段落,篇幅要短。其内容包括:

提及某人逝世,并表示沉痛心情;

简述死者个人品格、贡献;

对死者亲人表示慰问。

对唁电(函)一般应给予简单答复。包括确认收到唁电(函),对对方的哀悼和同情表示感谢。